Compliance

Über Compliance

Was bedeutet "Compliance" im Allgemeinen?

Unter Compliance versteht man die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Normen und Richtlinien, die für eine bestimmte Branche oder Organisation gelten. Compliance ist wichtig, weil sie dazu beiträgt, dass Unternehmen und Einzelpersonen im Einklang mit den Regeln und Vorschriften handeln, die zum Schutz der Verbraucher, der Gesellschaft im Allgemeinen, der Mitarbeitenden und der Unternehmen selbst erlassen wurden. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann rechtliche und finanzielle Folgen haben und den Ruf eines Unternehmens schädigen.

 

Was versteht Fujifilm unter Compliance?

In der Erklärung der Fujifilm-Gruppe wird Compliance als mehr als nur das Einhalten von Gesetzen definiert:

“Für die Fujifilm-Gruppe reicht Compliance über die bloße Einhaltung des geltenden Rechts hinaus: Unserer Ansicht nach umfasst Compliance ein richtiges Handeln im Sinne des gesunden Menschenverstands und der Ethik. In allen Belangen unserer Unternehmenstätigkeit konzentrieren wir uns auf Compliance und bemühen uns, neue Mehrwerte zu schaffen. Wenn Compliance mit der Erzielung von Unternehmensgewinnen oder den Forderungen Dritter kollidiert, räumen wir der Compliance den Vorrang ein. Eine offene, gerechte und klare Unternehmenskultur ist die Grundlage all unserer Tätigkeiten.”

 

FUJIFILM Europa Whistleblowing-System

In Fällen, in denen eine offene Kommunikation nicht möglich ist, bieten wir allen internen und externen Parteien eine sichere und vertrauliche Möglichkeit, Bedenken über Verstöße gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien, schwerwiegendes Fehlverhalten oder andere Unregelmäßigkeiten in Europa, dem Nahen Osten und Afrika zu melden. Mitarbeiter von Fujifilm und externe Stakeholder wie Kunden oder Lieferanten können ihre Anliegen über diese Website über ein geschütztes Anmeldeverfahren an Fujifilm richten:

Fujifilm Europa Whistleblowing-System

Das System wird von einem unabhängigen Drittanbieter gehostet und verwaltet. Es ist 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr verfügbar und auf gesicherten Servern in Deutschland gespeichert. Das System ist in Tschechisch, Niederländisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Ungarisch, Italienisch, Japanisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch und Türkisch verfügbar. 

Welche Vorfälle können Sie melden?

• Korruption oder Interessenkonflikt
• Verstöße gegen das Wettbewerbs- oder Kartellrecht
• Diebstahl oder Betrug
• Unzulässige Verstöße gegen die Vorschriften für Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Finanzen oder Steuern
• Diskriminierung, Belästigung, Gewalt am Arbeitsplatz, unethisches Verhalten
• Sicherheits-, Gesundheits- oder Umweltfragen
• Verstöße gegen Datenschutz und Datensicherheit
• Andere wesentliche Verstöße gegen Gesetze oder Vorschriften

Wer erhält und prüft Ihren Bericht?

Eingehende Meldungen werden zunächst von der Compliance-Abteilung von Fujifilm Europa am Hauptsitz von Fujifilm Europa in Deutschland bearbeitet. Jeder Bericht wird streng vertraulich behandelt und mit höchster Sorgfalt und Aufmerksamkeit bearbeitet. Je nach Art des Vorfalls müssen eventuell auch ausgewählte Personen aus anderen Funktionen von Fujifilm unter strikter Wahrung der Vertraulichkeit in das Vorfallsmanagementteam einbezogen werden.

Ist eine anonyme Meldung möglich?

Ja! Das Fujifilm Europa Whistleblowing-System ermöglicht es, einen Vorfall anonym zu melden. Die Anonymität wird durch ein gesichertes webbasiertes Postfach gewährleistet, das über ein geschütztes Login-Verfahren mit Benutzernamen und Passwort zugänglich ist. Das System ermöglicht es, mit der Compliance-Abteilung von Fujifilm Europa zu kommunizieren, ohne Ihre Identität preiszugeben, falls gewünscht.

Nichtsdestotrotz ermutigt Fujifilm Sie ausdrücklich, Ihre Identität offenzulegen, wenn Sie das Fujifilm Europa Whistleblowing-System nutzen. Das Wissen über die Identität der Person, die den Bericht eingereicht hat, erweist sich oft als vorteilhaft sowohl für die Behandlung von Vorfällen als auch für nachfolgende Verbesserungsmaßnahmen.

Bin ich vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt?

Ja! Interne Whistleblower, die ihre Bedenken in gutem Glauben melden, sind durch die Unternehmensrichtlinien vor jeder Art von Vergeltung geschützt.

Wir freuen uns über Ihre Unterstützung bei der Bekämpfung von Korruption, der Wahrung der Redlichkeit, der Stärkung der Rechenschaftspflicht und der Unterstützung eines ethischen Geschäftsumfelds. Indem Sie das Whistleblowing-System von Fujifilm Europa nutzen, wann immer es nötig ist, helfen Sie uns, Missstände im Unternehmen aufzudecken und sie auf schnelle, professionelle und vertrauliche Weise zu beseitigen.
Weitere Informationen zum Whistleblowing-System finden Sie hier:

Fujifilm Europa Whistleblowing-System

 

Für welche Themen ist das Compliance Team zuständig?

Das Compliance & Risk Management Team ist für die Prävention, Ermittlung und Behebung von Compliance-Risiken in den folgenden Bereichen zuständig:

Globaler Verhaltenskodex

Der Verhaltenskodex der Fujifilm Gruppe enthält Richtlinien für Mitarbeitende zu den folgenden Themen:

1. Achtung der Menschenrechte
   Zur Achtung der Menschenrechte gehört auch, dass wir uns Vielfalt zu eigen machen, dass wir niemanden aufgrund von Nationalität, Geschlecht, sethnischer Zugehörigkeit oder Religion diskriminieren, dass wir keine Form von Mobbing oder Belästigung dulden und dass wir uns nicht an Menschenhandel, Zwangsarbeit oder Kinderarbeit beteiligen.

2. Faire Unternehmenstätigkeit
   Wir streben danach, dass unser unternehmerisches Handeln offen, gerecht und klar ist. Dazu gehört, dass wir offen kommunizieren, dass wir fair und in Übereinstimmung mit den Kartell- und Wettbewerbsgesetzen konkurrieren, dass wir Bestechung und Korruption verhindern und dass unsere Produkte und Dienstleistungen sicher sind.

3. Schutz und Erhaltung von Unternehmensvermögen und Informationen
   Die Nutzung von Unternehmensvermögen oder Vermögenswerten von Geschäftspartnern, wie z. B. Unternehmensinformationen, ist für unseren Erfolg unerlässlich. Wir schützen diese Vermögenswerte, verwalten sie ordnungsgemäß und missbrauchen sie nicht zu unserem persönlichen Vorteil. 
4. Maßnahmen für den Umweltschutz
   Der Schutz der Umwelt ist eine der größten Herausforderungen für die Menschheit. Wir werden zusammenarbeiten, um eine kohlenstoffneutrale Gesellschaft zu erreichen, zu einer Kreislaufwirtschaft beizutragen, z. B. durch Recycling von Ressourcen, und Maßnahmen zu ergreifen, um den sicheren und effizienten Einsatz von Chemikalien zu gewährleisten.

Diese Richtlinien müssen von allen Führungskräften und Mitarbeitenden der Fujifilm Gruppe in ihren täglichen Geschäftsaktivitäten befolgt werden. Auf diese Weise wird Fujifilm auch in Zukunft ein Unternehmen sein, das die Gesellschaft braucht und dem sie vertraut.

Korruptionsbekämpfung

Unter Korruption versteht man die Ausnutzung der eigenen Position oder des eigenen Einflusses zur persönlichen Bereicherung oder zum Vorteil eines Unternehmens oder einer bestimmten Person. Die häufigste Form der Korruption ist die Bestechung. Bestechung ist das Anbieten, Gewähren, Fordern oder Annehmen von Vorteilen jeglicher Art mit dem Ziel, eine geschäftliche Entscheidung oder eine Amtshandlung unzulässig zu beeinflussen. Jede Art von Vorteil kann als Bestechung geeignet sein - sei es Geld, ein Geschenk, eine Einladung, eine Spende oder sogar das kostenlose Ausleihen von Geräten.

Beispiele:

1. Ein Vertriebsmitarbeiter von Fujifilm lädt eine Ärztin und ihren Ehepartner zu einem Wochenendaufenthalt in einem Luxushotel ein, um die Entscheidung der Ärztin zu beeinflussen, Fujifilm-Produkte für ihre Praxis zu kaufen.

2. Ein Beamter erwähnt, dass die Wohltätigkeitsorganisation seiner Frau neue Spender sucht. Er gibt an, dass eine großzügige Spende von Fujifilm ihn dazu veranlassen würde, ein neues Fujifilm-Produkt schneller zu genehmigen, damit es vor der Konkurrenz auf den Markt gebracht werden kann.

Kartellrecht

Das Kartellrecht soll den Wettbewerb fördern und schützen, indem es wettbewerbswidrige Verhaltensweisen wie Kartelle verhindert. Das Kartellrecht soll sicherstellen, dass die Unternehmen unter gleichen Bedingungen miteinander konkurrieren können und dass die Verbraucher eine Auswahl an Produkten und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen haben. Es soll den Missbrauch von Marktmacht und Absprachen zwischen Wettbewerbern wie z. B. Preisabsprachen, Marktaufteilung oder Angebotsabsprachen verhindern, die zu höheren Preisen und weniger Auswahl für die Verbraucher führen können.

Beispiele:

1. Angebotsabsprachen: Ein Wettbewerber bittet Fujifilm, ihm das niedrigste Angebot für eine öffentliche Ausschreibung für Computertomografen zu überlassen, an der beide Unternehmen beteiligt sind. Im Gegenzug verspricht der Wettbewerber, Fujifilm bei der nächsten Ausschreibung gewinnen zu lassen. Hätten beide Unternehmen wirklich miteinander konkurriert, wären ihre Angebote beide Male viel niedriger gewesen.

2. Preisabsprachen: Fujifilm stimmt sich mit einem Wettbewerber ab, um im Januar den gleichen Preisnachlass von 50 % auf Fotopapier anzubieten. Ziel ist es, einen dritten Wettbewerber aus dem Markt zu drängen.

Geldwäschebekämpfung

Unter Geldwäsche versteht man die Verschleierung der Herkunft von Erlösen aus illegalen Aktivitäten (z. B. Drogenhandel oder Korruption). Dies geschieht in der Regel durch eine Reihe von

Finanztransaktionen, die darauf abzielen, die wahre Herkunft der Gelder zu verschleiern und die Rückverfolgung zur ursprünglichen Straftat zu erschweren. Geldwäsche kann viele Formen annehmen und komplexe Finanztransaktionen sowie die Nutzung von Briefkastenfirmen oder Offshore-Konten umfassen. Geldwäscher können auch rechtmäßige Unternehmen wie Kasinos, Immobilienfirmen oder Unternehmen wie Fujifilm nutzen, um Geld zu waschen.

Beispiel:

Die von Fujifilm an einen Neukunden ausgestellte Rechnung wird nicht vom Kunden selbst, sondern von einem anderen, Fujifilm unbekannten Unternehmen (dem so genannten Drittzahler) beglichen. Bei einer Hintergrundprüfung stellt sich heraus, dass es sich bei diesem Dritten um eine Briefkastenfirma mit Sitz im Steuerparadies Panama handelt, die nachweislich in illegale Aktivitäten wie Cyberkriminalität verwickelt ist.

Wirtschaftskriminalität

Bei Wirtschaftskriminalität handelt es sich um gewaltlose Straftaten, die in der Regel von Geschäftsleuten begangen werden. Diese Straftaten sind in der Regel finanziell motiviert und beinhalten Täuschung, Betrug oder anderen Formen der Falschdarstellung, um Geld, Eigentum oder einen anderen Vorteil zu erlangen.

Beispiele:

1. Veruntreuung: Ein Mitarbeiter, dem Gelder für die Anschaffung neuer Büroausstattung anvertraut wurden, verwendet diese Gelder für den Kauf persönlicher Gegenstände.

2. Betrug: Fujifilm erhält eine E-Mail, die anscheinend von einem langjährigen Lieferanten stammt und in der er darum bittet, das Bankkonto zu ändern, auf das Fujifilm alle Zahlungen für von diesem Lieferanten bezogene Dienstleistungen überweist. Später stellt sich heraus, dass der Lieferant nie eine solche E-Mail geschickt hat. Ein Betrüger hatte die E-Mail-Adresse des Lieferanten gefälscht und sein eigenes Bankkonto angegeben, um das Geld zu erhalten.

Datenschutz

Unter Datenschutz versteht man den Schutz sensibler und personenbezogener Daten, d. h. aller Informationen, die sich auf eine bestimmte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Nutzung oder unbefugter Offenlegung. Dies beinhaltet die Umsetzung vertraglicher Maßnahmen wie Datenschutzvereinbarungen sowie technischer Maßnahmen und Protokolle, um sicherzustellen, dass Daten, ob digital oder physisch, sicher aufbewahrt werden und der Datenschutz eingehalten wird.

Entsorgung von Elektrogeräten, die ausschließlich gewerblich genutzt werden (B2B-Geräte)

Das Elektrogesetz (ElektroG) regelt die Rücknahme und umweltverträgliche Entsorgung von Elektro- und Elektronikgeräten. Für die Rücknahme und umweltgerechte Entsorgung der von uns in Verkehr gebrachten Geräte für den gewerblichen Gebrauch (B2B) haben wir als Partner einen zertifizierten Entsorger ausgewählt. Bitte löschen Sie eventuell auf den Geräten vorhandene personenbezogene Daten vor der Übergabe an den Entsorger. Wenn Sie ein Gerät von unserer Firma aus dem gewerblichen Bereich an uns zurückgeben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter dieser E-Mail-Adresse Product_Compliance_EU@fujifilm.com.

Wir sind bei der stiftung elektro-altgeräte register unter der WEEE-Registrierungsnummer DE69891307 sowohl unter der Batterie-Registrierungsnummer DE30276443 registriert.

Außerdem sind wir bei der Stiftung Zentrale Stelle Verpackungsregister unter der Registrierungsnummer DE3866425733906 registriert.